LA DOCUMENTACIÓN: herramienta básica del periodista y del comunicador

RESUMEN DEL TEXTO: “LA DOCUMENTACIÓN, HERRAMIENTA BÁSICA DEL PERIODISTA Y DEL COMUNICADOR”

La profesora de Documentación Audiovisual, Periodística e Informativa de la Universidad de Sevilla, Ángeles López Hernández, nos acerca en este pequeño estudio documental a la idea de que la Documentación es una disciplina que, a día de hoy, el profesional de la información debe manejar de forma ágil y eficaz, ya que constituye una de las piedras angulares de su trabajo como periodista o comunicador.

La documentación al servicio de la investigación en Información

La Dra. López Hernández nos habla de la sociedad de la información en la que actualmente estamos inmersos, pero que lejos de ser una sociedad correctamente informada, sufrimos una saturación informativa que puede hacer que sea la información la que nos controle a nosotros y no al revés. Por ello, la Documentación juega un papel fundamental.

Los principales objetivos de la Documentación son:

-       Principalmente: desarrollar nuevas metodologías que permitan el perfeccionamiento paulatino de las técnicas y herramientas empleadas por los documentalistas para la conservación y difusión eficaz de los documentos.

-          De forma secundaria:

a)      La identificación y clasificación de los distintos tipos de centros de documentación existentes a día de hoy

b)      La sistematización y conocimiento de las diversas fuentes de información que pueden ser manejadas o consultadas

Además, la Documentación nos enseña a clasificar, resumir, organizar y extraer las palabras clave (indización) de los mensajes de la manera más eficiente y útil, facilitando y agilizando la recuperación de las informaciones en el momento preciso en que nos son necesarias para realizar con EFICACIA, RIGOR y CALIDAD nuestro trabajo informativo.

Los avances tecnológicos han sido decisivos a la hora de facilitarnos las tareas de búsqueda de las fuentes documentales que necesitamos. Primero llegó el ordenador, con el que se produjo una expansión enorme de las bases y bancos de datos, y, después, apareció Internet. Pero también es cierto que las nuevas tecnologías generan nuevas necesidades informativas, haciéndonos sentir cada día más esclavos y dependientes de la información. De hecho, a día de hoy, una persona indocumentada es sinónimo de no cualificada, no suficientemente preparada para afrontar con eficacia su trabajo.

En resumen, nos hemos convertido en unos auténticos autodocumentalistas, es decir, en individuos que se ven obligados a conseguir pos sí mismos aquellos documentos que les son de interés o que constituyen un instrumento básico de su trabajo cotidiano. Por lo tanto, saber autodocumentarse es saber buscar y recuperar las fuentes documentales que se necesitan para cubrir tales necesidades informativas.

La estrategia de búqueda y recuperación de información

El primer requisito básico es perfilar con la mayor exactitud posible nuestra demanda, es decir, qué buscamos. La provisión de fuentes, como es lógico, se simplifica si se restringe a un único campo de conocimiento. Esto puede ocurrir, por ejemplo, en una tesis doctoral o en el caso del informador que trabaja de manera fija en una sección determinada de un periódico. De todas formas, en este último ejemplo las diversas áreas de información periodística beben de otras materias más generales, lo que obliga al profesional del periodismo a contar con una colección más abarcadora de lo que en principio pueda plantearse.

Así, ante la imposibilidad de contar con un fondo documental ilimitado, es necesario que cada investigador pondere detenidamente y concrete con la máxima precisión que le sea posible qué áreas de conocimiento abarcará su colección particular. Sólo en este momento estará en condiciones para iniciar su búsqueda y recuperación de los documentos.

Es esta labor la que ha sufrido una gran transformación en tan poco tiempo, debido al advenimiento de nuevos medios de transmisión de la información, causa de la saturación informativa que ha conllevado un grave colapso en los sistemas de recuperación de los documentos. Las estadísticas, según Daniel[1], indican que las bases de datos disponibles públicamente a nivel mundial han pasado de ser 52 millones en 1975 a ser cerca de 5 billones en los albores de los años noventa.

Dado este incremento sin precedentes, el profesional de la comunicación debe activar su actitud crítica decidiendo qué bases de datos se ajustan mejor a su perfil, ya que si no podrá sufrir el llamado por Oberman[2] Síndrome del Cereal, que se trata de la tendencia habitual de los individuos a abandonar la búsqueda cuando les resulta verdaderamente costoso hallar entre tanta información sólo aquella que le es realmente útil.

Oberman no ha sido el único en abordar el problema de la saturación informativa. Meyer y Ruiz[3] demostraron la eficacia de fijar en el servicio de base de datos EasyNet un criterio selectivo que serviría al buscador de información para guiarle en la toma de decisiones. Dicho criterio se llamó “Indicador de recomendación”. Los resultados indicaron que la mayoría de los usuarios se decidía  por la consulta de aquellas bases de datos que eran recomendadas por los editores, independientemente del coste económico, de si el nombre que las designaba perfilada bien su contenido o no, o del formato de sus registros.

La saturación informativa también se produjo con la difusión de Internet. El Departamento de Defensa de los EEUU sentó las bases de la futura Internet hace apenas 30 años con una red denominada ARPANET, creada por la Agencia de Proyectos de Investigación Avanzados (ARPA). ARPANET sólo estaba al alcance de los profesionales de la informática, ingenieros y científicos. Será a partir de 1991, año del nacimiento de la World Wide Web desarrollada por Tom Berners – Lee y otros miembros del Laboratorio Europeo de Física de Partículas, cuando la navegación por Internet se convierta paulatinamente en un fenómeno social, pasando a formar parte de la vida cotidiana de millones de internautas en todo el planeta.

Para navegar por Internet se han diseñado los buscadores o motores de búsqueda y directorios, que nos facilitan enormemente la búsqueda al revisar, valorar, organizar y crear índices de las informaciones que fluyen por los inmumerables nodos web que existen en la actualidad, aunque cierto es que ningún motor de búsqueda tiene un registro completo de los contenidos de Internet. Los mayores motores de búsqueda son Altavista, Excite, Infoseek, Lycos y Yahoo. Directorios existentes propios sobre Comunicación podemos destacar el directorio de Ciencias de la Información de la Universidad Complutense de Madrid, el índice sobre servicios de comunicación Mediapolis. The medie guide, y el Servidor de Estudios Cinematográficos Audiovisuales, ideado por Imaginet. El notable incremento en el número de buscadores ha dado lugar a la aparición de nuevas herramientas, que son los metabuscadores, en especial los de búsqueda conjunta. Los que hacen es lanzar la pregunta formulada por el usuario a varios motores de búsqueda al mismo tiempo, haciendo que el acceso a la información sea más rápido, cómodo y sencillo. Ejemplos de metabuscadores son Metacrawler o Search.

TRES REQUISITOS IMPRESCINDIBLES PARA SABER BUSCAR INFORMACIÓN EFICAZMENTE

1.- Conocer qué tipos de fuentes de información existen

a) Fuentes directas de información (personales u organizacionales): en un principio su transmisión era oral, pero en la actualidad también podemos acceder por Internet a las informaciones proporcionadas por organismos públicos.

b) Fuentes documentales: son de transmisión escrita, e poden ser

- Obras de referencia de información directa (diccionarios, directorios y guías) o de información indirecta (catálogos, boletines de sumarios, índices de cita, repertorios bibliográficos analíticos)

- Fuentes primarias (manuales, compilaciones, monografías)

- Publicaciones periódicas (revistas y diarios)

- Documentos audiovisuales (videográficos y fílmicos), sonoros y fotográficos

- Literatura gris (tesis doctorales)

2.- Conocer los diversos centros de documentación existentes y cuáles son los servicios que nos proporcionan:

a) Centros cuya función es la conservación, tratamiento y difusión de documentos primarios o fuentes originales: archivos, bibliotecas, hemerotecas, fototecas, videotecas, fonotecas y filmotecas

b) Centros cuya función es el tratamiento y difusión de referencias (mensajes documentales): centros de documentación científica general, centros de documentación científica especializada y los centros de documentación de empresas u organismos privados (como pueden ser los medios de comunicación).

3.- Debemos saber tratar los documentos conseguidos adecuadamente para aprovechar de ellos la información esencial:

a) Clasificarlos y resumirlos

b) Indizarlos (extraer de ellos las palabras clave)

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[1] DANIEL, E.H.: “Quality Control of Documents”, Library Trends, 41 (4), 1993, pp. 644 – 664

[2] OBERMAN, C.: “Avoiding the Cereal Syndrome, or Critical thinking in the Electronic Environment”, Library Trends, 39 (3), 1991, p.190

[3] MEYER, D.E. Y RUIZ, D.: “End-user selection of databases. Part IV: People/News/General Reference”, Database, 13 (5), 1990, pp. 65 – 67